Peningkatan Mutu Manajemen UMS Menuju Good University e-Governance

Pada Tahun 2008 ini UMS mengajukan Proposal Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi (PHK-I) ke Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti). PHK-I ini ditawarkan oleh Dirjen Dikti dengan maksud untuk mendorong setiap perguruan tinggi (PT) untuk menyusun rencana pengembangan PT yang mengacu ke masa depan, dengan memberdayakan setiap jurusan/program studi/unit beserta sumberdayanya sebagai ujung tombak kemajuan PT. Dalam PHK-I ini, setiap PT bertanggung-jawab penuh mulai dari pengajuan proposal, pengelolaan program, dan mempertanggung-jawabkan hasil dari pelaksanaan program-program kegiatan tersebut.

Tema program pengembangan PT yang ditawarkan pada PHK-I Proses Seleksi Tahun 2008, terdiri dari: (a) Peningkatan kapasitas institusional dan mutu manajemen PT, (b) Peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi Program Studi, dan (c) Pengembangan program unggulan PT. UMS memilih tema (a) dengan judul: Peningkatan Mutu Manajemen UMS Menuju Good University e-Governance.

Pemilihan tema di atas dilatarbelakangi oleh fakta bahwa sampai saat ini capaian UMS terhadap Rencana Strategis (Renstra) belum mencapai hasil yang memuaskan (60,86%). Hasil analisis kesenjangan (gap analysis) antara Renstra dan hasil capaiannya disimpulkan bahwa titik kesenjangan UMS terletak pada bidang Manajemen dan Budaya Organisasi. Akar masalahnya terletak pada lemahnya sistem informasi, sistem perencanaan, standar mutu dan operasional prosedur, serta sistem monitoring dan evaluasi. Sistem informasi oleh pimpinan, diyakini sebagai akar masalah tidak handalnya sistem informasi yang digunakan dalam evaluasi sehingga menjadikan perencanaan kurang fokus.

Hingga saat ini, evaluasi Renstra UMS belum selesai dilaksanakan namun telah diketahui terdapat tiga tahapan penanganan yang diperlukan berdasar urutan prioritasnya. Tahap I Manajemen PT dan Budaya Organisasi, Tahap IIa Iklim Akademik dan Kualitas Akademik Lulusan, Tahap IIb Kualitas Moral Lulusan, Tahap IIc Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, dan Tahap III Kerjasama. Tahap IIa, IIb, dan IIc dilakukan dalam tahap yang sama namun tidak harus serentak. Prioritas ini didasarkan pada keluasan lingkup, dukungan stakeholder, dan sumberdaya yang dimiliki UMS.

Analisis SWOT telah menemukan beberapa faktor yang mendukung dan menghambat upaya pencapaian Renstra. Beberapa permasalahan utama yang sedang dihadapi UMS adalah lemahnya pengelolaan sumberdaya, belum berjalannya sistem penjaminan mutu baik bidang akademik maupun non-akademik, serta lemahnya sistem informasi sehingga kurang mendukung kinerja pimpinan dalam mengambil keputusan. Akar permasalahan tersebut pada intinya adalah masih rendahnya kapasitas dan mutu manajemen UMS.

Beberapa potensi dasar yang dapat digunakan sebagai kekuatan untuk mengatasi permasalahan di atas antara lain adalah citra UMS yang positif di masyarakat, letak geografis UMS yang strategis, komitmen pimpinan yang tinggi, sarana prasarana yang memadai, SDM yang potensial untuk dikembangkan, serta sudah terbentuknya lembaga penjaminan mutu (Quality Assurance Center/QAC). Potensi ini merupakan modal untuk memperbaiki kinerja dan manajemen internal dalam rangka mencapai visi, misi dan tujuan yang sudah dituangkan dalam Renstra.

Adapun program yang diusulkan dalam PHK-I ini meliputi 5 (lima) kegiatan yaitu: (1) Peningkatan Produktivitas Kerja melalui Transformasi Budaya Organisasi, (2) Peningkatan Akuntabilitas dan Transparansi Tatakelola Keuangan, (3) Peningkatan Kualitas Manajemen Aset menuju Tercapainya Efisiensi Biaya, (4) Peningkatan Kualitas Manajemen Informasi melalui Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi, dan (5) Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu.

Kegiatan diatas akan melibatkan (1) Unit QAC, sebagai pengembang sistem penjaminan mutu bidang akademik dan non-akademik, (2) Unit IT sebagai pengembang SISKOMINFO, (3) Unit HRD, sebagai pengembang SDM, (4) Unit BAU sebagai pengelola sarana-prasarana, (5) Unit BAA sebagai pengendali kegiatan administrasi akademik, (6) Biro Keuangan, sebagai pengelola keuangan, (7) LPPM sebagai pengelola kegiatan Penelitian dan Pengabdian Maysarakat, (8) LPID sebagai pengelola mata kuliah institusional, (9) Unit Maintenance sebagai pemelihara sarana-prasarana, dan (10) Unit Akademik (Program Studi) sebagai pengguna.

Kelima kegiatan di atas akan memberikan luaran berupa (1) transformasi budaya organisasi melalui dekristalisasi, metamorfosis, dan rekristalisasi nilai, (2) peningkatan kemudahan akses informasi keuangan oleh semua staf, (3) manajemen aset yang dapat memenuhi kebutuhan secara tepat biaya, tepat waktu dan tepat sasaran, (4) integrasi manajemen sistem informasi dan peningkatan kualitas infrastruktur pendukungnya, dan (5) penerapan sistem penjaminan mutu dengan standar mutu yang jelas. Outcomes yang diharapkan adalah (1) adanya pola kepemimpinan yang kuat di semua unit, (2) berkualitasnya rekaman transaksi keuangan, (3) peningkatan efisiensi baik biaya maupun waktu, (4) informasi kondisi aset untuk optimalisasi, perawatan aset, dan efisiensi, (5) akses sumber data dan dokumen penting menjadi lebih cepat dan akurat, (6) lulusan, produk penelitian, dan pengabdian pada masyarakat yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Impact/dampak yang diharapkan adalah (1) meningkatnya transparansi, akuntabilitas, dan kredibilitas UMS, (2) meningkatnya sustainability UMS, (3) lebih terfokusnya PT dalam menjalankan kegiatannya, (4) menciptakan daya tahan dan daya saing yang lebih besar, (5) meningkatkan kemampuan organisasi agar dapat memiliki daya dukung yang lebih kuat, (6) transparansi dan akuntabilitas sistem, (7) tersedianya informasi dan data untuk proses pengambilan keputusan yang lebih baik, dan (8) kepuasan stakeholders baik internal maupun eksternal.[]